Workforce management: cosa porta davvero – e perché il tuo team ne beneficia

La gestione della forza lavoro ti offre soprattutto una cosa:controllo strategico sulla tua risorsa più preziosa: le tue persone.Va ben oltre un semplice elenco. Fondamentalmente, garantisce che le persone giuste con le giuste competenze siano nel posto giusto al momento giusto. In questo modo eviterete costosi eccessi e carenze di personale e ridurrete notevolmente il vostro impegno amministrativo.

Workforce Management è il tuo partner strategico

Immagina di organizzare un grande festival o di gestire l'alta stagione in un hotel. All'improvviso i dipendenti si danno per malati, i turni importanti rimangono vacanti o semplicemente non riesci a trovare nessuno con breve preavviso. Probabilmente hai familiarità con situazioni come questa quando lavori con il personale. Portano a stress, clienti insoddisfatti e costi inutili.

È proprio qui che entra in gioco il Workforce Management (WFM). Non si tratta solo di un elenco di compiti digitale, ma del vostro partner strategico che tiene d'occhio l'intero ciclo del personale: dalla pianificazione della domanda e della distribuzione alla registrazione degli orari e alle buste paga.

Molto più di un semplice elenco digitale

Un semplice elenco ti mostra chi lavora e quando. Un vero sistema WFM va molto più in profondità e risponde a domande strategicamente cruciali:

• Chi ha le qualifiche necessarie per un compito particolare?Un barista ha bisogno di competenze diverse rispetto a una guardia di sicurezza. Un buon sistema li confronta automaticamente e ti suggerisce solo le persone adatte.
• Di quanti dipendenti ho veramente bisogno?Basandosi sui dati di vendita, sulle previsioni dei visitatori o sui dati di prenotazione, WFM vi aiuta a determinare con precisione le vostre esigenze di personale: né troppo, né troppo poco.
• Chi è disponibile e non ha ancora straordinari?Il sistema tiene conto delle leggi sul lavoro, dei periodi di riposo e persino dei desideri individuali. Ciò non solo aumenta l’equità, ma anche la soddisfazione all’interno del team.

Pensa al tuo staff come a un'orchestra. Senza direttore d'orchestra (WFM), ognuno suona quello che vuole: il risultato è puro caos. Con un direttore d'orchestra si crea una sinfonia armoniosa in cui ogni strumento viene utilizzato al momento giusto. Un sistema WFM assume esattamente questo ruolo e confronta automaticamente disponibilità, qualifiche e carichi di lavoro.

Hai bisogno di un breve preavviso per un evento20 dipendenti di serviziocon esperienza nella ristorazione. Invece di scrivere decine di email o fare telefonate, invii un'unica richiesta a tutte le persone qualificate del tuo pool attraverso il tuo sistema WFM. Riceverai feedback in pochi minuti e i turni verranno riempiti.

Lo sforzo amministrativo è notevolmente ridotto

La pianificazione manuale del personale è una vera perdita di tempo ed è molto soggetta a errori. Fogli di calcolo Excel, gruppi WhatsApp confusi e catene infinite di e-mail appartengono al passato con un sistema WFM.

I tuoi dipendenti inseriscono autonomamente la loro disponibilità tramite l'app, fanno domanda per turni aperti e possono persino scambiarsi i compiti tra loro, tutto secondo le regole che imposti in anticipo. Se vuoi approfondire questo argomento, consulta il nostro articolo sul’arte di una pianificazione efficiente del personaletante altre informazioni utili.

Un moderno sistema WFM automatizza queste attività di routine in modo che tu possa finalmente concentrarti su ciò che è importante: la tua azienda e i tuoi dipendenti. Questo tempo risparmiato è un guadagno finanziario diretto.

Questo è il modo in cui si misura il successo della gestione della forza lavoro in numeri concreti

Ti stai chiedendo cosa significa realmente la gestione della forza lavoro per la tua azienda? La risposta sta nelle giuste cifre chiave, le cosiddetteIndicatori chiave di prestazione (KPI). Rendono tangibile il valore del WFM e vi mostrano in bianco e nero esattamente dove verrà ripagato il vostro investimento.

Le buone intenzioni da sole non bastano. Alla fine, i numeri devono essere giusti. Il vero vantaggio della gestione della forza lavoro non si riflette in vaghe promesse, ma piuttosto in miglioramenti concreti e misurabili dei processi operativi.

Dalle sensazioni viscerali ai fatti concreti: lo sforzo amministrativo

Partiamo dal punto più ovvio: gli oneri amministrativi. Immagina un'agenzia di eventi, settimana dopo settimana10 orespeso esclusivamente nella pianificazione dei turni. Telefonate, e-mail, elenchi Excel: un'enorme perdita di tempo. Dopo aver introdotto un sistema WFM, questo sforzo si riduce a uno solo2 ore.

Il calcolo è semplice: questi sono8 ore di lavoro risparmiatea settimana, che può essere convertito direttamente in denaro. Il tuo team ora può utilizzare questo tempo per attività a valore aggiunto invece di sprecarlo in coordinazioni ripetitive. Questo chiaro risparmio è spesso la prima e più tangibile parte del tuoRitorno sull'investimento (ROI).

Il grafico seguente mostra bene come i vantaggi sono distribuiti tra le aree del personale, del tempo e del luogo.

Come puoi vedere, i profitti sono distribuiti in tutte le aree, il che illustra i vantaggi globali di un sistema ben congegnato.

Il ROI è molto più che un semplice risparmio di tempo. È composto da vari fattori: minori costi del personale attraverso una pianificazione basata sui bisogni, meno spese per sostituti a breve termine e sanzioni evitate grazie a un migliore rispetto delle leggi.

KPI che contano davvero

Oltre al puro risparmio di tempo, ci sono altri KPI cruciali che dimostrano il successo della gestione della forza lavoro. Diamo un'occhiata a quelli più importanti:

• È ora di riempire il tasso: questa metrica misura la velocità con cui viene riempito un turno aperto. Manualmente, l'operazione può richiedere giorni. Con le notifiche automatizzate e un'app mobile per i dipendenti, questo tempo spesso si riduce a pochi minuti. I dipendenti qualificati e disponibili vengono raggiunti immediatamente.

• Turnover dei dipendenti: I dipendenti soddisfatti rimangono più a lungo, è così semplice. Un sistema di pianificazione equo e trasparente che tenga conto dei desideri e consenta cambi di turno flessibili aumenta in modo dimostrabile la soddisfazione sul lavoro. Un tasso di fluttuazione decrescente vi fa risparmiare enormi costi di reclutamento e formazione.

• Produttività pro capite: Quando la pianificazione è corretta e i dipendenti sanno cosa fare, la produttività aumenta. Eviterete l'ozio causato dalla carenza di personale e lo stress causato dal sovraccarico. Il risultato è una squadra concentrata e in grado di portare a termine bene i propri compiti.

• Rispetto dei requisiti legali (compliance): Un buon sistema WFM monitora automaticamente le leggi sull'orario di lavoro, le norme sulle interruzioni e i periodi di riposo. Il rischio di problemi legali e multe significative è ridotto a zero.

La tabella seguente mostra a colpo d'occhio come questi dati chiave cambiano tipicamente come risultato di un sistema WFM.

Confronto prima e dopo con la gestione della forza lavoro

Questa tabella mostra il tipico miglioramento delle metriche dopo l'implementazione di un sistema WFM.

Cifra chiave (KPI)	Senza sistema WFM (manuale)	Con sistema WFM (automatizzato)	Beneficio concreto
Sforzo amministrativo	8-10 ore/settimana	1-2 ore/settimana	Risparmio di tempo, concentrazione su compiti strategici
È ora di riempire	24-48 ore	5-30 minuti	Personale veloce, meno assenze, nessuna perdita di vendite
Turnover dei dipendenti	Alto (ad esempio 25-30%)	Significativamente ridotto (ad esempio 10–15%)	Minori costi di reclutamento e formazione, più know-how nel team
Violazioni della conformità	Regolarmente (rischio di multe)	Quasi zero	Certezza giuridica, evitare sanzioni

Questo confronto rende chiaro: il passaggio dai processi manuali a un sistema automatizzato non è solo un guadagno di convenienza, ma una decisione strategica con un valore aggiunto finanziario misurabile.

I dati attuali dell’Ufficio federale di statistica mostrano che nel secondo e terzo trimestre del 2023 l’occupazione in Svizzera è cresciuta solo in minima parte e che il numero dei posti di lavoro vacanti è diminuito. Per settori come la ristorazione e la logistica ciò significa che il controllo preciso dei pool flessibili di dipendenti diventa cruciale per colmare le lacune in ore anziché in giorni. La pianificazione supportata dall’intelligenza artificiale e la registrazione mobile del tempo sono gli strumenti da scegliere in questo caso.

Questi numeri ti mostreranno chiaramente come la tua decisione di scegliere WFM ti ripagherà. Non si tratta di una diffusa sensazione di miglioramento, ma di fatti concreti e verificabili. Se desideri saperne di più su come funziona effettivamente l'automazione, il nsStudio sull'automazione della pianificazione della distribuzioneinteressato.

In che modo i diversi settori traggono vantaggio dal WFM

La gestione della forza lavoro non è una soluzione valida per tutti. Il suo pieno valore si rivela solo quando è adattato alle esigenze specifiche del tuo settore. Vediamo esempi concreti che mostrano quanto siano diverse le esigenze e quindi le soluzioni.

Ogni settore ha le sue sfide, che si tratti di stagionalità, ordini a breve termine o severi requisiti legali. Un buon sistema WFM si adatta a queste circostanze e diventa uno strumento strategico anziché un semplice aiuto amministrativo.

Agenzie di eventi e promozione: la velocità è tutto

Nel settore degli eventi, ogni minuto conta. È in arrivo una campagna nazionale e ne hai bisogno con breve preavviso50 promotoricon competenze specifiche di lingua straniera e patente di guida. Manualmente sarebbe un incubo di telefonate e confuse catene di email.

Con un sistema WFM puoi risolvere questo problema con pochi clic. Filtrate il vostro pool di personale in base alle qualifiche richieste –Lingue, patente, esperienza– e inviare una richiesta mirata a tutte le persone idonee. Ricevono una notifica sulla loro app, possono visualizzare i dettagli e candidarsi direttamente per il lavoro. Ciò significa che tutte le posizioni vengono ricoperte in tempi brevissimi, con la garanzia che siano affidate al personale giusto.

Sfide tipiche per le agenzie di eventi:

• Cambiamenti a breve termine:Gli eventi vengono rinviati e i livelli di personale devono essere adeguati rapidamente.
• Qualifiche specifiche:Sono necessari dipendenti con competenze particolari (come baristi, tecnici, host multilingue).
• Elevato impegno amministrativo:Coordinare centinaia di lavoratori flessibili richiede un’enorme quantità di tempo.

Una buona soluzione WFM offre una piattaforma centrale che unisce disponibilità, qualifiche e comunicazione. Se desideri saperne di più su come tu, come agenzia, puoi migliorare i tuoi processi, leggi anche il nostroGuida alla gestione delle risorse umane nel settore degli eventi.

Gastronomia e settore alberghiero: costi del personale sotto controllo

I costi del personale rappresentano una delle voci più importanti nel settore della ristorazione e alberghiero. Allo stesso tempo, l’utilizzo della capacità oscilla notevolmente, a seconda del giorno della settimana, del tempo o della stagione. Una rigida pianificazione dei turni porta rapidamente a un costoso eccesso di personale nei giorni tranquilli o a personale stressato e ospiti insoddisfatti durante i periodi di punta.

Qui un sistema WFM aiuta a collegare esattamente i costi del personale al numero previsto di ospiti. Sulla base dei dati passati e delle prenotazioni attuali, il sistema prevede le esigenze di personale e la pianificazione dei turni viene adeguata di conseguenza.

Immagina che nel ristorante del tuo hotel i dipendenti organizzino le richieste di cambio turno direttamente tramite app. Il sistema verifica automaticamente se il partner di scambio ha le stesse qualifiche e se non vengono violati i tempi di pausa previsti dalla legge. Tutto ciò che il manager deve fare è accettare, altrimenti il ​​processo può anche svolgersi in modo completamente automatico.

Inoltre, il sistema garantisce il completo rispetto delle complesse leggi sul lavoro nel settore dell'ospitalità. I tempi di pausa, l'orario massimo di lavoro e i tempi di riposo vengono monitorati automaticamente. Questo ti protegge dalle multe e garantisce condizioni di lavoro eque.

Servizi di sicurezza: personale completo e fatturazione esatta

Per i servizi di sicurezza, l'occupazione completa degli oggetti non è negoziabile. Qualsiasi fallimento rappresenta un rischio enorme. Allo stesso tempo, le ore lavorate devono essere documentate con precisione per poter essere fatturate correttamente al cliente.

Un sistema WFM garantisce la presenza continua qui. Se un dipendente è assente con breve preavviso, una notifica viene automaticamente inviata a tutti i colleghi disponibili e qualificati nelle vicinanze. Il turno aperto può essere riempito in pochi minuti senza che il centro di controllo debba intervenire manualmente.

Ciò è particolarmente utileMonitoraggio del tempo mobile basato su GPS. Il dipendente timbra l'ingresso e l'uscita direttamente in struttura tramite l'app. Il sistema registra l'esatto orario di lavoro e la posizione esatta. Questi dati confluiscono direttamente nella busta paga e nella fatturazione al cliente. Ciò impedisce discussioni e garantisce la massima trasparenza e accuratezza.

Questi esempi mostrano la versatilità della gestione della forza lavoro. Non si tratta di imporre a tutti la stessa soluzione. Il vero vantaggio arriva quando il software comprende i singoli problemi del tuo settore e fornisce risposte su misura.

Gli errori più comuni durante l'introduzione e come evitarli

La decisione a favore di un sistema di gestione della forza lavoro è stata presa e la direzione attende con ansia questa decisione. Ma il percorso dall’idea alla sua agevole applicazione nella vita di tutti i giorni è spesso lastricato di tipici ostacoli. Diamo un'occhiata alle insidie ​​​​più comuni e come evitarle abilmente fin dall'inizio.

Uno dei maggiori ostacoli con qualsiasi nuovo software è la resistenza all'interno del proprio team. Questo è umano. I dipendenti sono creature abitudinarie e spesso temono un maggiore controllo da parte dei superiori, una tecnologia complicata o che la nuova trasparenza possa essere loro svantaggiosa. Devi prendere sul serio queste preoccupazioni.

La chiave del successo? Coinvolgi la tua squadra fin dal primo minuto. Comunicare apertamente e onestamentePerchéintroduci il nuovo sistema. Non si tratta di monitorare nessuno, ma di rendere la collaborazione più semplice, più trasparente e più giusta per tutti.

Il focus è sulle persone, non sulla tecnologia

Dimentica le presentazioni Powerpoint aride con infiniti elenchi di funzionalità. Mostrate invece concretamente al vostro team quali vantaggi il nuovo sistema apporta a ciascun individuo nel lavoro quotidiano. Immagina di spiegare a un dipendente come potrà in futuro inserire le sue richieste di disponibilità e ferie direttamente nell'app, senza fastidiose e-mail o telefonate.

Un altro punto chiave è la paura dell’ingiustizia nella pianificazione dei turni. Sottolineare come il sistema contribuisce a una distribuzione più equa attraverso regole chiare.

Comunicare chiaramente i vantaggi per i dipendenti:

• Maggiore flessibilità:I dipendenti possono facilmente scambiarsi i turni utilizzando l'app. Il sistema controlla automaticamente in background le qualifiche necessarie senza che un responsabile debba intervenire manualmente.
• Trasparenza:L'elenco aggiornato può essere visualizzato in qualsiasi momento sul tuo cellulare. Le modifiche a breve termine arrivano immediatamente tramite notifica push: niente più incertezze.
• Equità:Il sistema tiene oggettivamente conto dell'orario di lavoro, degli straordinari e delle qualifiche. Il risultato è una pianificazione operativa decisamente più equa per tutti.

Mostrando i vantaggi personali, trasformi rapidamente lo scetticismo iniziale in curiosità e accettazione. Coinvolgi attivamente il tuo team nella fase di test. Il vostro feedback vale oro per poter adattare in modo ottimale il sistema alle vostre reali esigenze.

Il software sbagliato è un errore costoso

Un altro errore, purtroppo molto comune: scegliere un software non adatto. Molti sistemi di gestione della forza lavoro presenti sul mercato sono sovraccarichi, complicati e per nulla progettati per le esigenze di team flessibili. In sostanza, stai acquistando un camion costoso quando in realtà hai bisogno di un furgone manovrabile.

Un'impresa di pulizie sceglie un sistema che abbia un buon monitoraggio del tempo, ma non offra la pianificazione mobile del percorso. I dipendenti devono continuare a utilizzare app separate o elenchi stampati per coordinare i propri ordini. Il risultato? Tempo perso, chilometri inutili e frustrazione nella squadra: esattamente ciò che volevi evitare.

Quando scegli, assicurati che il software risolva davvero i problemi che hai. Un'app mobile semplice e intuitiva è spesso più importante di centinaia di funzioni che nessuno finisce per utilizzare. Controlla se i filtri di qualificazione possono essere adattati in modo flessibile o se esiste un'interfaccia per la contabilità dei salari.

Nel 2024 la carenza di manodopera qualificata in Svizzera si attenuerà notevolmente, il che ridurrà leggermente la pressione sul mercato del lavoro. L'indice corrispondente è sceso22 %. Tuttavia, resta fondamentale, soprattutto in settori come quello sanitario, utilizzare in modo ottimale il personale esistente. Piattaforme flessibili per le richieste di disponibilità e la pianificazione dei turni sono fondamentali per colmare rapidamente le lacune senza dover ricorrere a campagne di reclutamento dettate dal panico. Potete scoprire esattamente come si sta sviluppando il mercato del lavoro nelle analisi attuali daEconomia del Vallese.

La tua tabella di marcia in 5 fasi per una pianificazione ottimale della distribuzione del personale

Sei convinto e vuoi finalmente iniziare con un sistema di gestione della forza lavoro? Perfetto. Passare da innumerevoli elenchi e documenti Excel a un processo pulito e automatizzato è spesso più semplice di quanto pensi. Te ne mostreremo uno chiaroPiano in 5 fasi, che consente di affrontare l'introduzione in modo strutturato ed evitare le tipiche insidie.

Ciascuno di questi passaggi si basa sul precedente. Quindi prenditi il ​​tempo necessario per versare il fondotinta in modo pulito. Solo così potrai sfruttare tutto il tuo potenziale in seguito.

Fase 1: Analisi dei bisogni – Dove fa veramente male?

Prima di tuffarvi nella giungla dei fornitori dovete avere ben chiara una cosa: quale problema concreto volete risolvere? In definitiva, un sistema di gestione della forza lavoro non è una panacea magica, ma piuttosto uno strumento mirato.

Quindi poniti una domanda onesta: quali sono i tuoi maggiori punti critici nella pianificazione della forza lavoro?

• Enorme investimento di tempo: Stai perdendo ore o addirittura giorni creando roster e comunicando con la squadra? Un'agenzia di eventi che fa innumerevoli telefonate per ogni evento ha un chiaro punto dolente qui.
• Tasso di occupazione pessimo: I turni restano vuoti perché non trovi nessuno in fretta? Se le chiamate per malattia di breve durata causano regolarmente caos nel tuo ristorante, questo è un problema centrale.
• Rischio di conformità: Trovi difficile rispettare pienamente tutte le leggi sull'orario di lavoro e infrangere le normative? Ciò può comportare un enorme rischio giuridico e finanziario, soprattutto per i servizi di sicurezza.

Annota questi punti deboli e obiettivi. Sono la tua bussola che ti guida nella scelta della giusta soluzione.

Passaggio 2: metti sul tavolo i tuoi processi

Ora è il momento di mettere su carta i tuoi processi interni. Come funziona oggi la vostra pianificazione e come dovrebbe essere idealmente in futuro? Anche se i vostri processi attuali sembrano più un caos organizzato, questo inventario vale tanto oro quanto pesa.

Per fare ciò, rispondi alle seguenti domande in una semplice lista di controllo:

1. Disponibilità: In che modo i dipendenti comunicano quando possono lavorare? Via WhatsApp, email o urlando in corridoio?
2. Pianificazione dei turni: Chi crea il piano? E secondo quali criteri vengono distribuiti i turni (qualifiche, equità, costi)?
3. comunicazione: In che modo i dipendenti vengono a conoscenza dei nuovi turni o dei cambiamenti a breve termine?
4. Monitoraggio del tempo: Come vengono registrate e pubblicate le ore lavorate? Con le schede attività cartacee?
5. Libro paga: Come finiscono le ore nella contabilità salariale? Sono faticosamente digitati a mano?

Questo schizzo dei tuoi processi ti aiuterà a cercare specificamente un software in grado di digitalizzare e migliorare proprio questi processi.

Passaggio 3: scegli la soluzione giusta

Ora sei pronto per iniziare a cercare fornitori. Ma fai attenzione: non lasciarti accecare dagli elenchi infiniti di funzionalità. Concentrati intensamente sui punti che hai definito nei primi due passaggi.

Dovresti prestare particolare attenzione a questi tre aspetti:

• Applicazione mobile: I tuoi dipendenti devono amare il sistema, non odiarlo. Un'app intuitiva e veloce per la disponibilità, le richieste di turni e la registrazione degli orari è il punto di partenza per l'accettazione.
• Scalabilità: Scegli un sistema che cresce con il tuo business. Potresti iniziare con20persone, ma vogliono unirsi tra due anni100Essere? Il software deve essere in grado di gestirlo facilmente.
• Funzioni del settore: Hai bisogno di funzionalità molto speciali, come un filtro di qualificazione per eventi o un monitoraggio del tempo basato su GPS per i servizi di pulizia? Verifica se il fornitore comprende davvero il tuo settore.

L’efficienza è ora più importante che mai, soprattutto per i reclutatori. L’indice del mercato del lavoro svizzero del gruppo Adecco per il quarto trimestre del 2023 mostra una stabilizzazione, ma anche un massiccio calo dei posti di lavoro commerciali e amministrativi-36 %. I processi automatizzati, dalle richieste di disponibilità alla preparazione dei salari, diventano un vantaggio competitivo decisivo per tenere sotto controllo i costi. Scopri di più suEvoluzione del mercato del lavoro svizzero.

Passaggio 4: porta a bordo la tua squadra

Onestamente, il miglior software non ti è di alcuna utilità se il tuo team non lo accetta. La resistenza alle novità è umana, ma puoi togliere il vento alle vele coinvolgendo fin dall'inizio la tua squadra.

Pianificare una fase di test con un gruppo piccolo e motivato. Lascia che mettano alla prova il sistema e raccolgano il loro feedback onesto. Questi “campioni” diventeranno in seguito i tuoi più importanti sostenitori in tutto il team.

Comunicate i vantaggi in modo chiaro e soprattutto dal punto di vista dei vostri collaboratori: più trasparenza nella pianificazione, distribuzione dei turni più equa e libertà di gestire facilmente gli incarichi tramite l'app. Dimostrare loro che non si tratta di un maggiore controllo, ma di una massiccia semplificazione per tutti.

Passaggio 5: misurare, regolare, ottimizzare

Il lancio non è un progetto una tantum da spuntare. È un processo continuo. Fin dall'inizio, monitora esattamente gli indicatori chiave di prestazione (KPI) che hai definito come punti critici nel passaggio 1.

• Quanto è stato effettivamente ridotto lo sforzo amministrativo?
• Quanto velocemente vengono riempiti i turni aperti adesso (time-to-fill)?
• Quanti errori si insinuano ancora nelle buste paga?

Utilizza i dati forniti dal tuo nuovo sistema per migliorare continuamente la tua pianificazione. Potresti notare che alcuni turni sono sempre impopolari o che ci sono sempre carenze in determinati momenti. Con un buon sistema WFM, puoi riconoscere questi modelli in anticipo e agire in modo proattivo invece di limitarti a reagire.

Domande frequenti sulla gestione della forza lavoro

Stai pensando di fare il passo successivo, ma hai ancora alcune domande specifiche? Ciò è assolutamente comprensibile. Qui rispondiamo alle preoccupazioni che incontriamo più spesso: in modo chiaro, diretto e senza ulteriori indugi, così potrai prendere la decisione giusta per la tua attività.

Conviene un sistema WFM anche per la mia piccola impresa?

Sì, assolutamente. Soprattutto nei team più piccoli, dove una persona spesso ricopre più ruoli contemporaneamente, il tempo risparmiato grazie ai processi automatizzati vale oro. Invece di trascorrere ore tra innumerevoli chiamate e confusi elenchi Excel, potrete finalmente concentrarvi completamente sul vostro core business.

Immagina di gestire un piccolo bar20 dipendenti. Con un sistema WFM i vostri collaboratori registrano la loro disponibilità direttamente tramite l'app e, se necessario, si scambiano anche i turni, senza che voi dobbiate costantemente intervenire come intermediari. I moderni sistemi basati sul cloud sono ora flessibili, scalabili e assolutamente convenienti anche per piccoli team. Ottieni processi professionali, maggiore sicurezza nella pianificazione e, soprattutto, dipendenti più felici.

Come posso garantire che i dati dei miei dipendenti siano al sicuro?

Un punto estremamente importante, soprattutto oggi. Quando scegli il tuo fornitore, dovresti assolutamente assicurarti che:Conformità al GDPR garantitae i suoi server sono idealmente situati in Svizzera o nell'UE. I fornitori affidabili specializzati nel mercato europeo sanno quanto sia importante la protezione dei dati per i loro clienti.

Tutti i dati vengono trasmessi e archiviati crittografati. Una caratteristica cruciale è anche quella differenziataGestione dei diritti. Ciò ti consente di controllare chi può vedere e modificare quali informazioni con precisione millimetrica. Ciò significa che i dati sensibili del personale come salari o note personali rimangono assolutamente protetti e siete sempre legalmente al sicuro.

Un esempio pratico: un pianificatore vede solo i nomi e le qualifiche dei dipendenti. Anche il dipartimento Risorse umane ha accesso ai dettagli del contratto. I dipendenti stessi vedono solo i propri dati e i turni che li riguardano.

I miei dipendenti non sono molto entusiasti della tecnologia. L'allenamento è complesso?

Sentiamo spesso questa preoccupazione, ma nella maggior parte dei casi è infondata. I buoni sistemi WFM oggi sono progettati per essere estremamente facili da usare: questo si chiama intuitivoEsperienza dell'utente. L'app per i dipendenti è spesso facile da usare quanto le applicazioni dei social media che tutti utilizzano ogni giorno.

Con pochi clic è possibile inserire le disponibilità, accettare turni o registrare le ore di lavoro. Di norma è sufficiente una breve introduzione o un nitido video esplicativo. Il punto chiave è rendere chiari i vantaggi a ciascun individuo:

• Niente più chiamate nel tuo tempo libero.
• Il programma dei turni è sempre disponibile sul tuo cellulare.
• L’assegnazione degli incarichi sarà più trasparente ed equa.

Non appena il tuo team si accorge che il sistema rende la loro vita notevolmente più semplice, l’accettazione è solitamente molto alta. La tecnologia si trasforma quindi rapidamente da un temuto ostacolo in un gradito aiuto nel lavoro quotidiano.

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