Dienstplan Catering: 7 Bausteine für eine verlässliche Personalplanung

Transkript

Alle Namen stehen im Dienstplan. Trotzdem fehlt beim Aufbau jemand, die Getränkestation ist überlastet und nach dem Service weiss niemand, wer den Abbau übernimmt. Kommt dir das bekannt vor? Im Catering reicht die Frage „Wer arbeitet wann?“ nicht aus. Entscheidend ist: Wer übernimmt welche Aufgabe, an welchem Ort und in welcher Phase? Hier zeigen wir dir sieben Bausteine für einen belastbaren Catering-Dienstplan. Ohne pauschale Personalformel und ohne das Versprechen, dass eine Software jede Entscheidung abnimmt.

Erstens: Plane den Ablauf, bevor du Namen einträgst. Teile den Einsatz in Vorbereitung, Anfahrt, Anlieferung, Aufbau, Service, mögliche Umbauten und Abbau. Nicht jede Person muss in jeder Phase dabei sein. Aber für jede Phase braucht es eine klare Zuständigkeit. Denke auch an Übergaben und Pausen. Ein Plan, der erst mit dem Eintreffen der Gäste beginnt, lässt einen wichtigen Teil der Arbeit unsichtbar. Prüfe deshalb mit der verantwortlichen Teamleitung, wann die Arbeit tatsächlich anfängt und wann sie endet.

Zweitens: Definiere Rollen und Stationen. Eine Liste mit zehn Namen sagt noch nicht, ob die Bar besetzt ist oder jemand den Nachschub organisiert. Unterscheide beispielsweise Serviceleitung, Service, Runner, Getränkestation und Auf- oder Abbau. Halte fest, welche Erfahrung eine Rolle verlangt und wer vor Ort Entscheidungen trifft. Nicht jede verfügbare Person ist für jede Aufgabe geeignet. Diese Zuordnung gehört in die Planung und sollte nicht erst zwischen Küche und Gästebereich ausgehandelt werden.

Drittens: Führe Verfügbarkeiten an einer zentralen Stelle. Wenn Zusagen in privaten Chats, E-Mails und verschiedenen Tabellen liegen, musst du den aktuellen Stand jedes Mal zusammensuchen. Trenne dabei drei Fragen: Ist jemand verfügbar? Passt die Person zur Rolle? Und ist der konkrete Einsatz bestätigt? Das ist nicht dasselbe. Prüfe vor der finalen Besetzung die noch offenen Rückmeldungen. So erkennst du eine Lücke, bevor das Team am Treffpunkt steht, statt eine unverbindliche Verfügbarkeit für eine feste Zusage zu halten.

Viertens: Plane realistische Puffer und einen Ersatzweg. Anlieferungen können später kommen, der Aufbau kann länger dauern und der Kunde kann den Ablauf ändern. Wo würde eine Verzögerung deinen ganzen Einsatz verschieben? Genau dort solltest du bewusst Reserve einplanen. Wie gross sie sein muss, hängt vom konkreten Event ab. Lege ausserdem fest, wer bei einem Ausfall kontaktiert wird und wer die Umplanung verantwortet. Ein Ersatzweg hilft nur, wenn die zuständige Person ihn auch kennt.

Machen wir das an einem Beispiel konkret. Du planst ein Firmen-Catering mit 180 Gästen, Flying Dinner und Getränkestation. Aus der Gästezahl allein lässt sich keine verlässliche Teamgrösse ableiten. Betrachte zusätzlich den Ablauf, die Laufwege, die Ausgabe und die Spitzenzeiten. Wer richtet die Stationen ein? Wer hält während des Services den Nachschub am Laufen? Wer stimmt sich mit der Küche ab? Und wer bleibt für Material und Rücktransport? Nutze diese Fragen als Arbeitsgrundlage, nicht als starre Personalquote.

Fünftens: Gib dem Team eindeutige Einsatzinformationen. Dazu gehören Treffpunkt, Startzeit, Rolle, Ansprechperson und besondere Hinweise vor Ort. Änderungen müssen am vereinbarten zentralen Ort nachvollziehbar sein. Eine neue Uhrzeit im Gruppenchat hilft wenig, wenn jemand noch mit einem alten Screenshot arbeitet. Prüfe vor dem Event, welche Informationen sich geändert haben und ob die betroffenen Mitarbeitenden den aktuellen Stand kennen. Ein kurzes, klares Briefing ist oft hilfreicher als mehrere lange Nachrichten mit widersprüchlichen Angaben.

Sechstens: Denke die Zeiterfassung von Anfang an mit. Geplante Schichten und tatsächlich geleistete Zeiten sind unterschiedliche Informationen. Kläre, wie Arbeitszeiten erfasst, Abweichungen geprüft und offene Fragen nach dem Einsatz geklärt werden. So musst du nicht Tage später rekonstruieren, wer länger geblieben ist. Siebtens: Werte den Einsatz kurz aus. Wo war das Team zu knapp? Welche Rolle war überlastet? Welche Information kam zu spät? Halte diese Erkenntnisse fest und nutze sie beim nächsten ähnlichen Event.

Wo passt job.rocks hinein? Die Plattform unterstützt den Personalprozess mit Mitarbeitendenpool, Verfügbarkeiten, Skills, Schichten, Einladungen, Bestätigungen, Briefings und Zeitdaten. Sie ist keine Warenwirtschaft und keine Menü- oder Bestellsoftware. Die Planung bleibt deine Verantwortung: Du prüfst Rollen, Zeiten und Besetzung. Für kleine, seltene Einsätze kann eine Tabelle genügen. Bei mehreren Events und vielen flexiblen Mitarbeitenden wird eine zentrale Einsatzplanung besonders interessant. Den vollständigen Leitfaden findest du auf www.job.rocks unter dienstplan-catering. Der Link steht in der Beschreibung. Nimm deinen nächsten Einsatz dazu und prüfe diese sieben Bausteine Schritt für Schritt für Schritt.